نرم‌افزار کافه باید دو کار را هم‌زمان خوب انجام دهد: در ساعت شلوغ صف را سریع جلو ببرد و در پایان ماه بگوید هر فنجان واقعاً چقدر تمام شده است. خیلی از کافه‌ها اولی را دارند و دومی را با حدس جلو می‌برند؛ در حالی که با گرانی قهوه و شیر، همین حدس سود را می‌خورد.
در این راهنما می‌گوییم یک کافه از نرم‌افزار چه می‌خواهد، بهای یک نوشیدنی را با مثال حساب می‌کنیم و می‌گوییم از کدام نسخهی ارگ شروع کنید.
یک کافه از نرم‌افزار کافه چه می‌خواهد؟
پنج چیز اصلی: صندوق سریع، منو و منوی QR هم‌خوان با صندوق، بهای تمام‌شده‌ی هر نوشیدنی، کنترل موجودی مواد پرمصرف مثل شیر و قهوه، و حضور و غیاب ساده‌ی کارکنان. بقیه، مثل حسابداری کامل یا باشگاه مشتریان، به اندازه و برنامه‌ی کافه بستگی دارد.
صندوق سریع برای ساعت شلوغ
در کافه، بیشتر سفارش‌ها کوچک و پشت سر هم‌اند و هر ثانیه‌ی معطلی صف را بلندتر میکند. صندوق باید سفارش بیرون‌بر را با یک لمس ثبت کند، پرداخت تقسیمی و کارتی را ساده نگه دارد و سفارش را بی‌واسطه به بار برساند.
- ثبت بیرون‌بر و پیک بی‌پنجره، از نوار بالای سبد
- پرداخت تقسیمی و ثبت شماره‌ی پیگیری کارتخوان روی فیش
- چاپ ایستگاهی ۸۰ میلی‌متری یا نمایشگر بار، تا سفارش نوشیدنی مستقیم به باریستا برسد
- گزارش X و Z به تفکیک صندوق و روش پرداخت برای بستن شیفت
- صف آفلاین: با قطع ارتباط با سرور، فروش ادامه پیدا میکند
منو و منوی QR؛ یک قیمت، همه‌جا
در ارگ منوی QR در همهی نسخهها هست و قیمت، عکس و ناموجودی را از همان کاتالوگ صندوق می‌خواند. وقتی ماده‌ای تمام شود، محصولات وابسته به آن خودکار «اتمام» می‌خورند و نه در صندوق انتخاب می‌شوند و نه در منو سفارش می‌گیرند.
منو سه‌زبانه است، حساسیت‌زاهایی مثل لبنیات و گلوتن را از مواد رسپی نشان می‌دهد و منوی چاپی PDF هم از همان منبع ساخته میشود. سفارش و پرداخت آنلاین از سر میز با افزودنی جدا یا در نسخهی «زنجیره» میآید.
بهای تمام‌شده‌ی هر نوشیدنی را چطور حساب کنیم؟
با همان روش رسپی غذا، فقط با مقادیر کوچک‌تر. وزن قهوه‌ی هر شات، حجم شیر، سیروپ و حتی لیوان و درب بیرون‌بر را بنویسید و با قیمت روز هر ماده جمع بزنید.
مثال: بهای یک لاته‌ی بیرون‌بر (اعداد فرضی و گرد)
- قهوه: ۱۸ گرم از کیلویی ۲ میلیون تومان = ۳۶ هزار تومان
- شیر: ۲۰۰ میلی‌لیتر از لیتری ۶۰ هزار تومان = ۱۲ هزار تومان
- لیوان، درب و آستین کاغذی: ۵ هزار تومان
- جمع بهای مواد: ۵۳ هزار تومان
- قیمت فروش بدون مالیات: ۱۸۰ هزار تومان؛ فود کاست حدود ۲۹٪
شیری که در پیچر میماند و شات‌هایی که دور ریخته می‌شوند هم واقعی‌اند؛ آن‌ها را با ضریب ضایعات کوچک و واقع‌بینانه در رسپی بیاورید. سیروپ‌ها و سس‌های خانگی را هم به‌صورت ساب‌رسپی تعریف کنید تا بهایشان یک بار حساب شود.
سرویس کاست کنترل ارگ رسپی هر نوشیدنی را با بازده و ضریب ضایعات نگه می‌دارد، بهایش را با قیمت روز مواد حساب میکند و Food Cost تئوریک و واقعی را کنار هم نشان می‌دهد؛ این سرویس در نسخهی «کافه» هم هست.
کاست کنترلموجودی شیر و قهوه را چطور کنترل کنیم؟
با کسر لحظه‌ای از انبار، شمارش منظم و ثبت ضایعات. شیر و قهوه پرمصرف‌ترین و معمولاً گران‌ترین مواد کافه‌اند و کوچک‌ترین نشتی در آن‌ها زود بزرگ میشود:
- ۱هر فروش مواد رسپی را همان لحظه از انبار کم کند تا موجودی دفتری همیشه به‌روز باشد.
- ۲قهوه را هفتگی و بقیه‌ی انبار را پایان هر دوره بشمارید و اختلاف را با واریانس هر شیفت مقایسه کنید.
- ۳شیر خراب‌شده و نوشیدنی برگشتی را با دلیل، و اگر لازم شد با عکس، ثبت کنید.
برای هر ماده نقطه‌ی سفارش بگذارید تا وقتی موجودی شیر یا قهوه زیر آن رفت، هشدار بگیرید و پیش از تمام شدن خرید کنید.
حضور و غیاب کارکنان کافه بدون دستگاه
کافه‌ها معمولاً شیفت‌های متغیر و نیروی پاره‌وقت دارند. در ارگ، «سرویس کارکنان» حضور و غیاب، شیفت و حقوق را بی‌خرید دستگاه می‌دهد: گوشی هر کارمند با اتصال به Wi-Fi کافه یا با یک لمس در اپ اندروید ورود و خروج می‌زند و ثبت از بیرون کافه رد میشود. این سرویس کنار نسخهی «کافه» و با قیمت بر اساس تعداد کارکنان خریده میشود.
سرویس حضور و غیاب ارگ روز کاری را از ۵ صبح تا ۵ صبح روز بعد می‌گیرد تا شیفت شب نشکند و ساعت کار هر نفر را مستقیم به حقوق و فیش می‌رساند.
حضور و غیاب کارکنانکدام نسخهی ارگ برای کافه مناسب است؟
برای بیشتر کافه‌های تکشعبه، نسخهی «کافه». جدول زیر کمک میکند انتخاب کنید:
| اگر… | نسخهی مناسب |
|---|---|
| تک‌شعبه‌اید و تا دو صندوق دارید | «کافه»: صندوق، سالن و KDS، منو و QR، کاست کنترل، رسپی، انبار و گزارش‌ها |
| حضور و غیاب و حقوق هم میخواهید | «کافه» به‌علاوه‌ی «سرویس کارکنان» |
| آشپزخانهی تولید، خرید و تأمین، حسابداری کامل و مودیان یا باشگاه مشتریان لازم دارید | «رستوران» |
| چند شعبه دارید یا به‌زودی باز می‌کنید | «زنجیره»؛ قیمت پس از نیازسنجی |
اگر مشمول سامانه مودیان هستید، توجه کنید که حسابداری کامل و اتصال به مودیان از نسخهی «رستوران» است.
وقتی کافه بزرگ‌تر شد چه میشود؟
با پرداخت تفاوت قیمت ارتقا می‌دهید و داده‌ها همان‌جا می‌مانند. لازم نیست از روز اول همه‌چیز را بخرید: از نسخهی «کافه» شروع کنید، هر وقت لازم شد صندوق اضافه بگیرید و اگر آشپزخانهی تولید یا شعبه‌ی دوم در راه بود، به نسخهی بالاتر بروید.
جمع‌بندی
نرم‌افزار کافه‌ی خوب صف را سریع نگه می‌دارد و هم‌زمان می‌گوید هر فنجان چقدر تمام میشود و شیر و قهوه کجا می‌روند. با نسخهی «کافه» شروع کنید، رسپی نوشیدنی‌ها را دقیق بنویسید و هر وقت کافه بزرگ شد، با پرداخت تفاوت ارتقا دهید.