خرید نرمافزار رستوران تصمیمی چندساله است؛ داده‌ی فروش، انبار و حساب‌های مجموعه سال‌ها در آن می‌ماند و تعویضش هزینه و دردسر دارد. پس پیش از مقایسه‌ی قیمت، باید بدانید چه می‌خواهید و از فروشنده چه بپرسید.
این راهنما فهرستی از پرسش‌های کلیدی است که کمک میکند نرم‌افزارها را با معیار یکسان مقایسه کنید؛ فارغ از اینکه در نهایت کدام را انتخاب می‌کنید.
پیش از خرید نرمافزار رستوران، نیاز خودتان را بنویسید
اول مشخص کنید مشکل اصلی‌تان کجاست. اگر فقط صندوق سریع و گزارش فروش می‌خواهید، نیازتان با مجموعه‌ای که بهای تمام‌شده، انبار، حسابداری و حقوق را هم یک‌جا می‌خواهد فرق دارد.
- چند صندوق، چند ایستگاه آشپزخانه و چند شعبه دارید یا در چند سال آینده خواهید داشت؟
- کدام کارها امروز روی کاغذ یا اکسل انجام میشود و بیشترین وقت را می‌گیرد؟
- سفارش پیک، اپ‌های سفارش غذا یا منوی QR دارید؟
- حسابداری داخل مجموعه انجام میشود یا بیرون از آن؟
برای هر نیاز اولویت هم بگذارید: کدام بدون آن نمی‌شود و کدام فقط خوب است داشته باشید. این فهرست کمک میکند در یک ارائه‌ی پرزرق‌وبرق، امکانات کم‌اهمیت جای نیازهای اصلی را نگیرند.
اگر صندوق، انبار و حسابداری در نرم‌افزارهای جدا باشند، هر عدد باید دو بار وارد شود و دیر یا زود با هم نمی‌خوانند. بپرسید بخش‌های مختلف روی یک پایگاه داده کار می‌کنند یا با انتقال فایل به هم وصل می‌شوند.
داده مال کیست و چطور میشود از آن خروجی گرفت؟
داده‌ی فروش و مشتری از دارایی‌های مهم مجموعه است. بپرسید داده کجا نگهداری میشود، چه کسی به آن دسترسی دارد و اگر روزی همکاری تمام شود، داده‌ها در چه قالبی به شما تحویل داده می‌شوند.
- آیا همه‌ی گزارش‌ها خروجی Excel یا PDF دارند؟
- پشتیبان‌گیری خودکار است؟ کجا ذخیره میشود و بازگردانی‌اش آزموده شده است؟
- اگر اشتراک یا قرارداد پشتیبانی تمدید نشود، نرمافزار و داده چه می‌شوند؟
- چه کسانی به چه بخش‌هایی دسترسی دارند و ابطال و تخفیف‌ها ردپا دارند؟
اگر اینترنت یا شبکه قطع شود چه میشود؟
این سؤال را با جزئیات بپرسید، چون صندوق در ساعت شلوغ نباید متوقف شود. بپرسید با قطع اینترنت، صندوق، چاپ سفارش آشپزخانه و پرداخت کارتی کار می‌کنند یا نه، و اگر ارتباط با سرور قطع شد، سفارش‌ها کجا می‌مانند.
پاسخ این سؤال به مدل نرمافزار هم برمی‌گردد. تفاوت نرمافزار نصبی و ابری اشتراکی را در مقاله‌ای جداگانه با مزایا و محدودیت‌های هر دو بررسی کرده‌ایم.
با کارتخوان، پرینتر و سامانه‌های دیگر کار میکند؟
نرم‌افزاری که به سخت‌افزار و سرویس‌های فعلی‌تان وصل نشود، کار دستی تازه می‌سازد. فهرست دستگاه‌ها و سرویس‌هایتان را به فروشنده بدهید و برای هر کدام پاسخ روشن بخواهید.
| مورد | چه بپرسید |
|---|---|
| کارتخوان بانکی | مبلغ از صندوق به دستگاه می‌رود یا دستی وارد میشود؟ شماره‌ی پیگیری ثبت میشود؟ |
| پرینتر فیش و آشپزخانه | پرینتر فعلی پشتیبانی میشود؟ هر ایستگاه پرینتر جدا دارد؟ |
| اپ‌های سفارش غذا | سفارش‌ها خودکار وارد صندوق می‌شوند یا دوباره تایپ می‌شوند؟ |
| حضور و غیاب | دستگاه فعلی وصل میشود؟ راه دیگری مثل گوشی کارکنان هست؟ |
| پیامک | با کدام سامانه‌ی پیامک کار میکند و حساب پیامک به نام کیست؟ |
| نرمافزار فعلی | داده‌ی کالا، رسپی و فروش گذشته وارد میشود؟ |
سرویس صندوق و سالن ارگ با کارتخوان بانکی، پرینترهای فیش، اپ‌های سفارش غذا و صف آفلاین کار میکند؛ می‌توانید همین فهرست را در دموی رایگان، در محل مجموعه‌ی خودتان، یکی‌یکی بپرسید و ببینید.
صندوق و سالنحسابداری و مالیات را چطور پوشش می‌دهد؟
بپرسید فروش و خرید خودکار به سند حسابداری تبدیل می‌شوند یا حسابدار باید دوباره واردشان کند. برای مجموعه‌ای که مشمول سامانه مودیان است، اتصال به سامانه و گزارش‌های مالیاتی مثل ارزش افزوده و معاملات فصلی اهمیت زیادی دارد.
اگر حسابدار بیرونی دارید، بپرسید چه خروجی‌هایی برای او آماده میشود و آیا میتواند با دسترسی محدود، مستقیم گزارش‌ها را ببیند. همچنین بپرسید مدیر میتواند از بیرون مجموعه، مثلاً با گوشی، خلاصه‌ی فروش و هشدارهای روز را ببیند یا نه.
پشتیبانی، آموزش و هزینهی کل چندساله
قیمت اولیه فقط بخشی از هزینه است. هزینهی کل را برای چند سال حساب کنید و همه‌ی اقلام را کنار هم بگذارید:
- لایسنس یا اشتراک، و افزایش احتمالی قیمت اشتراک در سال‌های بعد
- سخت‌افزار: سرور یا رایانه، صندوق، پرینتر، تبلت و نمایشگر
- نصب، ورود داده و آموزش کارکنان
- پشتیبانی و به‌روزرسانی سالانه
- هزینهی صندوق، شعبه یا امکانات اضافه
درباره‌ی پشتیبانی هم دقیق بپرسید: ساعت پاسخ‌گویی، امکان حضور در محل، نحوه‌ی رسیدن به‌روزرسانی‌ها و اینکه آیا آموزش برای هر نقش، از صندوق‌دار تا انباردار، جداگانه انجام میشود.
چطور پیش از خرید مطمئن شویم؟
- ۱دمو را با سناریوی واقعی مجموعه‌ی خودتان ببینید، نه فقط یک ارائه‌ی آماده.
- ۲بخواهید یک روز کاری کامل نشان داده شود: باز کردن شیفت، سفارش، آشپزخانه، پرداخت تقسیمی و بستن شیفت.
- ۳گزارش‌هایی را که هر ماه لازم دارید از نزدیک ببینید.
- ۴درباره‌ی ورود داده از نرمافزار فعلی و امکان اجرای موازی بپرسید.
- ۵شرایط قرارداد، اختیار داده و پشتیبانی را مکتوب کنید.
اگر ارگ هم در فهرست مقایسه‌ی شماست: ارگ نصبی و با لایسنس دائمی است، صندوق، انبار، کاست کنترل و حسابداری‌اش روی یک پایگاه داده کار می‌کنند و سرویس حسابداری آن از هر فروش و خرید سند خودکار می‌زند و به سامانه مودیان وصل است.
حسابداری رستورانجمعبندی
بهترین نرمافزار رستوران برای همه یکی نیست؛ بهترین گزینه آن است که نیاز امروز و چند سال آینده‌ی شما را بپوشاند، داده را در اختیار خودتان بگذارد و هزینهی کلش روشن باشد. با این فهرست پرسش، مقایسه شفاف‌تر و تصمیم مطمئن‌تر میشود.