انتقال اطلاعات نرمافزار رستوران معمولاً بزرگ‌ترین نگرانی هنگام تغییر نرمافزار است: فروش گذشته، محصولات و قیمت‌ها چه می‌شوند؟ در ارگ این انتقال با خروجی اکسل نرمافزار قبلی‌تان انجام میشود، به شرط اینکه چیدمان آن پشتیبانی شود، تا گزارش‌ها و کاست کنترل از روز اول روی داده‌ی واقعی مجموعه کار کنند، نه روی صفحه‌ای خالی.
در این راهنما می‌گوییم چه چیزی منتقل میشود، چه چیزی باید جداگانه آماده شود و چطور با اجرای موازی، جابه‌جایی را کم‌ریسک انجام دهید. اگر بخواهید صندوق فعلی‌تان را مدتی نگه دارید، آن مسیر را هم توضیح می‌دهیم.
انتقال اطلاعات نرمافزار رستوران شامل چه چیزهایی است؟
ارگ چیدمانهای پشتیبانیشدهی خروجی اکسل را میشناسد و نوع هر فایل را خودکار تشخیص می‌دهد؛ سازگاری خروجی نرمافزار شما در نیازسنجی بررسی میشود. چیدمانهای پشتیبانی‌شده این‌هاست:
| خروجی نرمافزار قبلی | در ارگ چه میشود |
|---|---|
| لیست فاکتور | خطوط فاکتورهای هر روز با تخفیف و مالیات در یک سند فروش برای همان روز جمع و محصولات و قیمت‌ها هم‌سان می‌شوند |
| فروش به تفکیک کالا | فروش کالاها برای روزی که هنگام ورود انتخاب می‌کنید، با جمع تخفیف، مالیات و سرویس اگر در فایل باشد |
| فروش به تفکیک روش پرداخت | سهم نقد و کارت از فروش جدا ثبت میشود |
| فروش به تفکیک روز یا ماه | وارد نمی‌شود و برای مغایرت‌گیری با فروش ثبت‌شده به کار می‌رود |
اگر مبلغ‌های فایل به ریال باشد، هنگام ورود به تومان تبدیل میشود؛ واحد خودکار تشخیص داده میشود و قابل تغییر است. اگر فایلی دو بار وارد شود، تکراری بودنش شناخته و رد میشود.
همهی نرمافزارها خروجی یکسانی ندارند؛ پس پیش از هر تعهدی، در نیازسنجی معلوم میشود کدام داده‌ها مستقیم منتقل می‌شوند و کدام باید از راه قالب اکسل آماده شوند.
محصولات و قیمت‌ها چطور هم‌سان می‌شوند؟
هر کالا در نرمافزار قبلی معمولاً کدی دارد. هنگام ورود، ارگ برای هر کد محصول متناظر را با همان کد یا با نام پیدا می‌کند و اگر محصولی نباشد، آن را می‌سازد. قیمت فروش هر محصول از آخرین قیمت واقعی فایلها برداشته میشود و تاریخچه‌ی قیمت‌ها می‌ماند.
پس از هم‌سان‌سازی، فهرست محصولات تازه را یک بار مرور کنید: دسته، بخش فروش و نام نمایشی هر محصول را بازبینی کنید تا منو و گزارش‌ها مرتب باشند.
چه چیزهایی باید جداگانه آماده شود؟
آنچه از خروجی‌های فروش وارد میشود، فروش، محصولات و قیمت‌هاست. برای اینکه کاست کنترل و انبار کامل کار کنند، این موارد را هم آماده کنید:
- رسپیها: فهرست مواد هر محصول از فایل اکسل وارد میشود؛ ماده یا محصول ناموجود خودکار ساخته میشود و پیش از ثبت نهایی، پیش‌نمایش و خطاها را می‌بینید.
- مواد اولیه و واحدها: قیمت و واحد خرید هر ماده، به‌خصوص مواد پرمصرف.
- موجودی اول دوره: با یک شمارش کامل انبار در روز شروع.
- مشتریان: اگر فهرستی در اکسل یا CSV دارید، وارد باشگاه مشتریان میشود.
- کارکنان، سمت‌ها و تنظیمات صندوق و چاپگرها.
سرویس انبار و تأمین ارگ موجودی اول دوره را برای هر محل نگه می‌دارد و از همان روز هر ورود، انتقال و ضایعه را در دفتر حرکت ثبت می‌کند تا با رسپی‌های واردشده، مصرف واقعی از روز اول با رسپی مقایسه شود.
انبار و تأمیندو مسیر: کنار نرمافزار فعلی یا به‌جای آن
لازم نیست همه‌چیز را یک‌شبه عوض کنید. دو مسیر رایج وجود دارد و انتخاب با شماست.
مسیر اول: صندوق فعلی بماند، ارگ برای کاست کنترل
اگر تیم صندوق به نرمافزار فعلی عادت دارد، می‌توانید فروش را به‌طور منظم از خروجی اکسل سازگار آن وارد کنید یا فروش روزانه را دستی ثبت کنید. Food Cost، واریانس و گزارش‌های کاست کنترل روی همان فروش حساب می‌شوند و انبار و رسپی در ارگ مدیریت میشود.
مسیر دوم: جابه‌جایی کامل با اجرای موازی
اگر می‌خواهید صندوق، آشپزخانه و حسابداری هم در ارگ باشند، فروش گذشته را وارد کنید و دستکم دو هفته هر دو سامانه را موازی اجرا کنید. در این مدت جمع فروش روزانه‌ی دو سامانه را مقایسه کنید تا مطمئن شوید همه‌چیز درست ثبت میشود.
اجرای موازی و مغایرت‌گیری چطور انجام شود؟
اجرای موازی یعنی برای دستکم دو هفته، فروش در هر دو سامانه ثبت یا وارد شود و نتیجه‌ها با هم مقایسه شوند. این کار خطاهای تنظیم، مثل قیمت اشتباه یا محصول جاافتاده، را پیش از اتکا به سامانه‌ی تازه آشکار می‌کند.
- ۱یک بازه‌ی مشخص، دستکم دو هفته، برای اجرای موازی تعیین کنید.
- ۲هر روز جمع فروش، تخفیف و مالیات دو سامانه را مقایسه کنید.
- ۳هر اختلاف را تا رسیدن به علت دنبال کنید: قیمت، محصول، تخفیف یا روش پرداخت.
- ۴وقتی چند روز پشت سر هم اختلافی نماند، تاریخ جابه‌جایی را قطعی کنید.
خروجی «فروش به تفکیک روز یا ماه» نرمافزار قبلی برای همین کار است: در ارگ تعداد و مبلغ هر دوره در آن خروجی با اسناد ثبت‌شده مقایسه میشود و دوره‌های ناهم‌خوان مشخص می‌شوند.
پیش از شروع انتقال چه کنیم؟
- خروجی لیست فاکتور نرمافزار قبلی را برای کل بازه‌ای که می‌خواهید منتقل شود بگیرید.
- برای مغایرت‌گیری، خروجی فروش به تفکیک روز یا ماه همان بازه را هم داشته باشید.
- روز شروع را با شمارش کامل انبار هماهنگ کنید.
- رسپیها را در قالب اکسل آماده کنید.
- از داده‌های فعلی نسخه‌ی پشتیبان نگه دارید.
اگر مسیر جابه‌جایی کامل را انتخاب کنید، سرویس صندوق و سالن ارگ از روز اول هر فروش را مستقیم به آشپزخانه، انبار و حسابداری می‌رساند و دیگر نیازی به ورود فایل نیست. درباره‌ی سازگاری خروجی نرمافزار فعلی‌تان می‌توانید در دموی رایگان بپرسید.
صندوق و سالنجمعبندی
انتقال اطلاعات نرمافزار رستوران به ارگ با خروجی اکسل نرمافزار قبلی، در چیدمانهای پشتیبانی‌شده، انجام میشود: فروش، محصولات، قیمت‌ها و تفکیک روش پرداخت وارد می‌شوند و خلاصه‌ی روزانه یا ماهانه برای مغایرت‌گیری به کار می‌رود. سازگاری خروجی نرمافزار خودتان را در نیازسنجی بپرسید، رسپی، موجودی اول دوره و تنظیمات را جدا آماده کنید و با دستکم دو هفته اجرای موازی، جابه‌جایی را بی‌دغدغه انجام دهید.