مهاجرت به نرم‌افزار رستوران جدید؛ چه چیزی منتقل می‌شود، چقدر طول می‌کشد و ریسکش چیست

آیا می‌شود از نرم‌افزار فعلی به ارگ مهاجرت کرد؟ جواب کوتاه: بله. مهاجرت به نرم‌افزار رستوران جدید یعنی داده‌ی اصلی مجموعه، یعنی کالاها، قیمت‌ها و فروش گذشته، را از نرم‌افزار قبلی بیاورید، بخش‌هایی را که منتقل‌شدنی نیستند از نو بسازید و بعد از یک دوره‌ی اجرای موازی، کار را به سامانه‌ی تازه بسپارید.

در این راهنما می‌گوییم چه چیزی منتقل می‌شود و چه چیزی نه، مهاجرت چقدر وقت می‌گیرد، ریسک‌های رایج کدام‌اند و اجرای موازی چطور جلوی بیشترشان را می‌گیرد. اگر جزئیات فنی ورود فایل‌ها را می‌خواهید، راهنمای انتقال اطلاعات را هم ببینید.

آیا می‌شود از نرم‌افزار فعلی به ارگ مهاجرت کرد؟

بله، و برای بیشتر مجموعه‌ها بدون توقف فروش. ارگ خروجی‌های اکسل پشتیبانی‌شده‌ی نرم‌افزارهای همکار را می‌شناسد و نوع هر فایل را خودکار تشخیص می‌دهد. شرط اصلی این است که نرم‌افزار فعلی‌تان خروجی سازگار بدهد؛ این سازگاری در نیازسنجی و پیش از قرارداد بررسی می‌شود، پس پیش از خرید می‌دانید دقیقاً چه چیزی خودکار منتقل می‌شود.

برای مجموعه‌هایی که از نرم‌افزارهای همکار می‌آیند، ورود کالاها، قیمت‌ها و فروش رایگان است. ورود رسپی‌ها از اکسل خدمتی جداست که تیم ارگ می‌تواند برایتان انجام دهد.

در مهاجرت به نرم‌افزار رستوران جدید چه چیزی منتقل می‌شود؟

کالاها، قیمت‌ها و فروش گذشته از خروجی اکسل نرم‌افزار قبلی، و در صورت نیاز رسپی‌ها و مشتریان از فایل اکسل. جزئیات هرکدام:

اگر مبلغ‌های فایل به ریال باشد، هنگام ورود به تومان تبدیل می‌شود. نتیجه این است که کاست کنترل و گزارش‌ها از روز اول روی فروش واقعی خودتان کار می‌کنند، نه روی صفحه‌ای خالی.

چه چیزی منتقل نمی‌شود و باید از نو ساخته شود؟

موجودی اول دوره، کاربران و نقش‌ها، تنظیمات صندوق و چاپگرها و دفاتر حسابداری گذشته. هر نرم‌افزار ساختار خودش را دارد و این‌ها را در راه‌اندازی از نو می‌سازید:

• موجودی اول دوره: با یک شمارش کامل انبار در روز شروع ثبت می‌شود، نه از عدد دفتری نرم‌افزار قبلی.
• کاربران، نقش‌ها و رمزها: هر نفر حساب تازه با دسترسی متناسب با نقشش می‌گیرد.
• صندوق‌ها، چاپگرها و ایستگاه‌های آشپزخانه: روی همان کامپیوتر صندوق و در شبکه‌ی داخلی تعریف می‌شوند.
• دفاتر حسابداری: اگر حسابداری را هم به ارگ می‌آورید، مانده‌ها با سند افتتاحیه وارد می‌شوند و دفاتر سال‌های قبل در نرم‌افزار قبلی می‌مانند.
• مواد اولیه و واحدهای خرید: با ورود رسپی، ماده‌ی ناموجود خودکار ساخته می‌شود؛ قیمت و واحد خرید مواد پرمصرف را بازبینی کنید.

از داده‌های نرم‌افزار قبلی هم نسخه‌ی پشتیبان نگه دارید تا هر وقت لازم شد به سابقه‌ی آن دسترسی داشته باشید.

مهاجرت چقدر طول می‌کشد؟

معمولاً چند روز آماده‌سازی و دست‌کم دو هفته اجرای موازی؛ عدد دقیق بسته به نوع مجموعه، تعداد محصولات و آماده بودن رسپی‌ها فرق می‌کند. ورود خود فایل‌ها سریع است و بیشتر وقت صرف این‌ها می‌شود:

• آماده کردن یا بازبینی رسپی‌ها، به‌خصوص اگر امروز جایی مکتوب نیستند
• شمارش کامل انبار برای موجودی اول دوره
• مرور محصولات تازه: دسته، بخش فروش و نام نمایشی
• آموزش نقش‌ها، از صندوق‌دار تا انباردار
• اجرای موازی، که دست‌کم دو هفته طول می‌کشد

بهتر است شروع را در دوره‌ای کم‌کارتر از فصل اوج بگذارید تا تیم برای آموزش و مقایسه‌ی روزانه وقت داشته باشد.

ریسک‌های مهاجرت کدام‌اند؟

ریسک اصلی این است که چیزی بی‌صدا اشتباه تنظیم شود، مثل قیمت، محصول، رسپی یا موجودی اول دوره، و چند هفته بعد در گزارش‌ها پیدا شود؛ نه اینکه داده گم شود. رایج‌ترین‌ها:

اجرای موازی چطور ریسک مهاجرت را کم می‌کند؟

با آشکار کردن خطاهای تنظیم پیش از آنکه به سامانه‌ی تازه تکیه کنید. اجرای موازی یعنی دست‌کم دو هفته، نرم‌افزار فعلی و ارگ کنار هم کار کنند و نتیجه‌هایشان هر روز مقایسه شود؛ در این مدت هنوز به نرم‌افزار قبلی تکیه دارید، پس هر خطا پیش از آنکه هزینه بسازد پیدا می‌شود.

1. ۱جمع فروش، تخفیف و مالیات هر روز را در دو سامانه کنار هم بگذارید.
2. ۲هر اختلاف را تا علتش دنبال کنید: قیمت، محصول، تخفیف یا روش پرداخت.
3. ۳خروجی فروش روزانه یا ماهانه‌ی نرم‌افزار قبلی را برای مغایرت‌گیری بدهید تا دوره‌های ناهم‌خوان خودکار مشخص شوند.
4. ۴وقتی چند روز پشت سر هم اختلافی نماند، تاریخ جابه‌جایی را قطعی کنید.

تحویل نهایی راه‌اندازی ارگ هم پس از همین هم‌خوانی اعداد است. اجرای موازی ریسک را صفر نمی‌کند، اما آن را از «روز جابه‌جایی» به دوره‌ای می‌برد که هنوز راه برگشت باز است.

گام‌به‌گام مهاجرت به ارگ

1. ۱بازدید و نیازسنجی: سالن، آشپزخانه، انبار و دستگاه‌ها دیده و سازگاری خروجی نرم‌افزار فعلی بررسی می‌شود.
2. ۲نصب روی کامپیوتر صندوق و اتصال چاپگرها؛ در رستوران‌های بزرگ، تبلت‌ها هم در شبکه‌ی داخلی وصل می‌شوند.
3. ۳ورود داده: کالاها و فروش از نرم‌افزار قبلی، رسپی‌ها از اکسل و موجودی اول دوره از شمارش.
4. ۴آموزش رایگان نقش‌ها، حضوری و با آکادمی داخل نرم‌افزار.
5. ۵اجرای موازی دست‌کم دو هفته تا اعداد هم‌خوان شوند.
6. ۶تحویل: تغییر رمزهای پیش‌فرض، تنظیم رمز پشتیبان و پشتیبان‌گیری زمان‌بندی‌شده.

جمع‌بندی

مهاجرت به نرم‌افزار رستوران جدید با سه کار کم‌ریسک می‌شود: بدانید پیش از قرارداد چه چیزی منتقل می‌شود، آنچه منتقل‌شدنی نیست را با دقت از نو بسازید و تا هم‌خوان شدن اعداد، دست‌کم دو هفته موازی کار کنید. برای دیدن کالاها و فروش خودتان در ارگ، خروجی اکسل فروش یک ماه را به دمو بیاورید.