حضور و غیاب بدون دستگاه یعنی ورود و خروج کارکنان به‌جای دستگاه اثر انگشت یا کارت، با گوشی خود آن‌ها ثبت شود. در رستوران و کافه که شیفت‌ها متغیرند و نیروی پاره‌وقت هم کم نیست، این روش هزینه‌ی خرید و نگهداری دستگاه را حذف میکند و ساعت کار را بی‌واسطه به حقوق می‌رساند.
در این راهنما می‌بینیم حضور و غیاب در رستوران چه چالش‌هایی دارد، ثبت با گوشی چطور کار میکند، جلوی ثبت جعلی چطور گرفته میشود و چرا شیفت شب باید درست حساب شود.
چرا حضور و غیاب در رستوران سخت‌تر است؟
رستوران مثل اداره نیست که همه ساعت هشت بیایند و چهار بروند. شیفت صبح، عصر و شب، شیفت دوتکه با استراحت میانه، نیروی پاره‌وقت آخر هفته و جابه‌جایی شیفت بین همکاران، همه در یک ماه کنار هم هستند.
- شیفت‌هایی که از نیمه‌شب می‌گذرند و در روش‌های ساده دو روز جدا حساب می‌شوند
- استراحت میان‌شیفت که نباید پایان روز کاری حساب شود
- ثبت ورود به‌جای همکار با کارت یا دفتر حضور
- جمع دستی ساعت‌ها در پایان ماه و اختلاف با فیش حقوق
حضور و غیاب بدون دستگاه چطور کار میکند؟
در این روش، گوشی هر کارمند یک بار در سامانه ثبت میشود و از آن پس کارت حضور او همان گوشی است. ثبت ورود و خروج به یکی از دو شکل انجام میشود: خودکار با اتصال به Wi-Fi رستوران، یا با زدن دکمهی ورود و خروج در اپ اندروید.
حضور خودکار با Wi-Fi رستوران
وقتی گوشی ثبت‌شده‌ی کارمند به Wi-Fi رستوران وصل میشود، ورود او ثبت میشود و اگر گوشی بیش از مدت مجاز از شبکه دور بماند، خروج می‌خورد. کارمند لازم نیست کاری انجام دهد، پس فراموش کردن ثبت ورود هم پیش نمی‌آید.
حضور خودکار با Wi-Fi به این نیاز دارد که سرور سامانه در همان شبکهی شعبه باشد تا اتصال گوشی را ببیند. در شعبهای که سرور ندارد، روش دوم به کار می‌رود.
ورود و خروج با اپ اندروید
در روش دوم، کارمند در اپ اندروید دکمهی ورود یا خروج را می‌زند. موقعیت گوشی و فاصله‌ی آن تا رستوران همراه همان ثبت ذخیره میشود تا مدیر بداند ثبت از کجا انجام شده است.
جلوی ثبت جعلی چطور گرفته میشود؟
نگرانی اصلی در حضور با گوشی این است که کسی از خانه یا در مسیر ورود بزند. راه درست این است که سامانه ثبت از گوشی را فقط وقتی بپذیرد که گوشی به شبکهی خود رستوران وصل باشد.
برنامه‌هایی هم هستند که موقعیت گوشی را جعل می‌کنند. برای همین، علاوه بر شرط شبکه، موقعیت جعلی هم باید شناسایی و رد شود؛ این بررسی روی گوشی‌های اندرویدی ممکن است. ترکیب این دو شرط، ثبت ورود از بیرون رستوران را بسیار دشوار میکند.
ثبت با گوشی شخصی، مشکل ثبت به‌جای همکار را هم کم میکند؛ کمتر کسی حاضر است گوشی خودش را برای یک شیفت کامل به دیگری بسپارد.
سرویس حضور و غیاب ارگ همین کار را انجام می‌دهد: گوشی هر کارمند با یک لمس ثبت میشود و در شعبهای که سرور ارگ در شبکهی آن است، ورود با اتصال به Wi-Fi و خروج پس از غیبت مجاز ثبت میشود. ثبت از گوشی بیرون از شبکهی رستوران رد میشود و اپ اندروید موقعیت جعلی را تشخیص می‌دهد و رد میکند.
حضور و غیاب کارکنانشیفت شب و استراحت میان‌شیفت را چطور درست حساب کنیم؟
اگر روز کاری از نیمه‌شب شروع شود، شیفتی که از ساعت ۱۸ تا ۲ بامداد است به دو روز تقسیم میشود؛ گزارش حضور به هم می‌ریزد و غیبت و اضافه‌کار اشتباه حساب می‌شوند. راه‌حل، تعریف روز کاری متناسب با ساعت کار رستوران است.
مثال: شیفت شب با روز کاری ۵ صبح تا ۵ صبح
- ورود: ساعت ۱۸ روز شنبه
- استراحت: از ۲۲ تا ۲۲:۳۰
- خروج: ساعت ۲ بامداد یکشنبه
- روز کاری شنبه از ۵ صبح شنبه تا ۵ صبح یکشنبه است؛ پس کل شیفت در همان روز شنبه ثبت میشود
- استراحت میانه یک خروج و ورود دوباره است، نه پایان روز کاری و شروع روزی تازه
همین منطق برای کارکنانی که دو شیفت جدا در یک روز دارند هم مهم است. ثبت درست روز کاری، پایه‌ی محاسبه‌ی درست اضافه‌کار و شب‌کاری در حقوق است.
دستگاه حضور و غیاب دارید؛ کنارش بگذارید؟
لازم نیست. اگر مجموعه از قبل دستگاه حضور و غیاب دارد، بهتر است سامانه‌ی تازه داده‌ی آن را هم بخواند تا سرمایه‌ی قبلی هدر نرود. میشود بعضی کارکنان با دستگاه و بعضی با گوشی ثبت کنند و همه در یک گزارش جمع شوند.
برای مجموعه‌ای که دستگاه ندارد، روش بدون دستگاه معمولاً ساده‌تر است: خرید، نصب، تعمیر و جابه‌جایی دستگاه حذف میشود و کارت گم‌شده یا اثر انگشتی که خوانده نمی‌شود هم دیگر مسئله نیست.
از حضور و غیاب تا حقوق و هزینه‌ی نیرو
ارزش واقعی حضور و غیاب وقتی معلوم میشود که ساعت کار بدون جمع دستی به حقوق برسد. مرخصی، غیبت و اضافه‌کار هر نفر باید از همان داده‌ی حضور بیاید تا فیش حقوق با واقعیت بخواند.
قدم بعدی، کنار هم گذاشتن ساعت‌های حضور و فروش هر ساعت است. اگر در ساعت‌های خلوت نیروی زیادی حاضر است و در ساعت شلوغ کم، شیفت‌بندی باید اصلاح شود؛ همان جایی که هزینه‌ی نیرو و پرایم کاست کنترل میشود.
راه‌اندازی حضور و غیاب با گوشی در چند قدم
- ۱Wi-Fi رستوران را برای کارکنان در دسترس و پایدار کنید؛ برای حضور خودکار، سرور هم باید در همین شبکه باشد.
- ۲گوشی هر کارمند را یک بار در سامانه ثبت کنید.
- ۳روز کاری، مدت غیبت مجاز و قواعد استراحت را تعیین کنید.
- ۴چند روز اول، گزارش حضور را با برنامه‌ی شیفت مقایسه کنید تا خطاها زود دیده شوند.
- ۵قواعد ثبت را مکتوب به کارکنان اعلام کنید تا همه بدانند ورود و خروج چطور ثبت میشود.
در ارگ، روز کاری از ۵ صبح تا ۵ صبح روز بعد است تا شیفت شب نشکند، ساعت کار مستقیم به حقوق و فیش می‌رسد و اگر دستگاه ZKTeco دارید، آن هم با ارسال خودکار وصل میشود؛ خروجی CSV دستگاه‌های دیگر هم وارد میشود.
حضور و غیاب کارکنانجمعبندی
حضور و غیاب بدون دستگاه برای رستوران و کافه هم کم‌هزینه‌تر است و هم با واقعیت شیفت‌ها سازگارتر. کافی است ثبت از بیرون شبکهی رستوران رد شود، موقعیت جعلی شناسایی شود، روز کاری درست تعریف شود و ساعت کار مستقیم به حقوق برسد.